Dalam menjalankan suatu sistem pengelolaan perusahaan pastilah membutuhkan dokumen-dokumen yang penting untuk dibuat demi kelangsungan jalannya sebuah bisnis, selanjutnya dokumen yang telah dibuat untuk menunjang keperluan bisnis tersebut, sudah semestinya dapat tersimpan dengan rapi dan aman. Hal tersebut bertujuan untuk mudahnya memperoleh dokumen yang telah diarsipkan jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, sehingga sistem management dokumen yang dikelola pun akan berjalan sesuai planning dari perusahaan.
Dokumen yang disimpan biasanya dalam bentuk dokumen fisik atau hard copy, yang artinya tempat untuk menyimpan data yang dikelola melalui komputer, kemudian dikeluarkan dalam bentuk kertas atau biasa disebut dengan istilah print dokumen (hard copy).
Sebuah perusahaan biasanya mempercayakan penyimpanan dokumen penting untuk diarsipkan atau disimpan pada pihak lain yang dapat dipercaya melalui layanan yang diberikan, dengan tujuan dokumen dapat tersimpan dengan aman serta untuk meminimalkan resiko yang mungkin akan terjadi jika suatu dokumen fisik disimpan di perusahaan itu sendiri.
Resiko datang tidak dapat diduga dan diterka seperti kebakaran tempat atau gedung penyimpanan, kecelakaan kerja, rusaknya dokumen akibat pemeliharaan yang tidak tepat dan masalah lain yang bisa saja terjadi. Sehingga layanan penyimpanan yang diberikan oleh perusahaan jasa yang menyediakan layanan penyimpanan dokumen fisik, sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk dapat mengamankan print data atau dokumen fisik yang ingin diarsipkan.
Solusi Record Management dari RDS merupakan layanan penyimpanan dokumen fisik melalui sistem management dokumen yang dikelola dengan cara terintegrasi melalui sistem kearsipan yang tertata. sehingga RDS dapat menjadi solusi untuk sebuah perusahaan agar dokumen fisik dapat tersimpan dengan aman dan rapi, dengan demikian kelangsungan perusahaan akan berjalan dengan baik melalui sistem bisnis yang dijalankan serta setiap dokumen yang dibutuhkan terjaga dengan aman.
Selain itu RDS juga dapat meminimalkan resiko yang bisa saja terjadi, dan juga dapat meminimalkan biaya pemeliharaan dokumen seperti membayar upah tambahan karyawan untuk lembur, biaya listrik, perawatan gedung penyimpanan dokumen, sewa gedung dan lain sebagainya, jika sebuah perusahaan menyimpan sendiri dokumen fisiknya.
0 komentar:
Posting Komentar